把 AI 输出生成 Word 或 PDF 文档

本文由国际版原文本地化，文末提供原文链接。涉及的能力以易企办中国版租户和权限为准。

审批、项目交付和销售跟进常常需要一份可以留存、审阅或发给客户的文件。国际版五月更新加入的「生成文档」能力，可以把结构化输入、业务上下文和 AI 生成内容转为 Word 或 PDF。团队可在智能体和 Copilot 的工作过程中生成交付文件，省去在对话和文档编辑器之间反复整理。

为什么业务应用需要生成文档

销售团队制作报价、方案和客户摘要。人力资源团队准备入职通知、评审材料和员工公告。运营团队编写报告、清单和流程摘要。财务与行政团队也需要维护正式记录、审批材料及定期业务文件。

这些材料往往已依赖应用内的信息，例如表单提交、数据列表记录、流程状态、审批历史、客户资料、任务结果和用户补充说明。手工制作文件时，通常要让 AI 输出摘要，复制回复，打开单独的编辑器，粘贴并调整格式，再补入业务数据、导出文件并重新上传或分享。每次转抄都可能带来格式差异、遗漏或版本滞后。

AI 智能体和 Copilot 可以根据结构化内容和模板生成 Word 或 PDF。构建者可按场景选择以下输入。

简单场景可以把一段 AI 文本放进有基本格式的文件。正式场景可用预先批准的 Word 模板填充占位字段。涉及多段材料时，可在验证通过的配置中使用多个模板。生成的文件可以审阅、存储、下载、分享或接到后续业务流程。

例如，Copilot 可以整理一条审批申请，并生成决策记录。智能体可以归集项目信息、梳理风险并输出项目状态报告。销售助手可以依据客户、产品和已审定的版式准备报价文件。三个场景的共同点是将业务数据与文本组织成可交付的资料。

企业通常有获准使用的版式、必备章节、标准措辞、品牌格式或法律条款。构建者可以提前定义文档结构，由 AI 准备用于填充的内容，模板则负责固定顺序、格式和必备部分。

这样，同一类文件可以重复生成，审阅人也能按熟悉的结构核对关键字段。

支持团队在应用中记录案例。智能体可以查看获准的案例记录、关联任务、客户备注和解决状态，生成包含问题、时间线、已采取措施、当前状态和建议下一步的服务摘要。

主管查看提交的申请时，可让 Copilot 概括申请、标出影响决策的因素，再生成 PDF 审批摘要。经相关人员核对后，文件可用于留存或与参与者共享。

销售团队在应用中维护客户及商机。AI 可以基于结构化输入和已批准模板准备方案摘要或报价文件，减少手工排版，并统一不同人员制作的材料。

从已有业务信息直接生成文件，可以减少跨工具复制粘贴。模板确保同类文件遵循统一格式，定期报告、摘要与通知也更容易重复制作。生成后的文件可以再审阅、批准、挂到流程记录上、归档或发给客户。

「生成文档」与资源访问、外部系统连接和业务上下文相配合，可以把对话中的结果带到正式记录和下一步任务。对于包含金额、合同措辞或审批结论的文件，实际执行时应按该流程的审阅权限确认最终内容。