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多套应用为什么需要一份主数据
销售、仓储和采购各有业务应用，客户、商品和供应商却常被重复维护。比如销售已经更新客户名称，发货仍引用旧档案，财务对账又发现两个不同编号。一份独立维护的主数据可以让各应用按共同标识引用同一档案。
分散维护的代价主要有七类。
- 同一个客户或商品在各系统里的状态、名称、地址不一致。
- 联系方式变化时需要多处修改，增加重复录入和误差。
- 部门只看到自己的副本，很难汇总判断整个业务状态。
- 新增团队或应用时，重复同步和对账随之增加。
- 对不同副本执行一致的查看权限和停用规则较困难。
- 个人信息删除、留存和审计等管理要求难以落实到所有副本。
- 字段升级、备份和故障排查需要分别处理。
在易企办创建主数据应用
- 选出共用实体。 从客户、商品、供应商或人员目录中选一个。列出使用它的应用、实际维护人、当前来源和重复规则。
- 定义字段及唯一键。 建立专门的数据列表，采用不会随显示名称变化的客户编号或业务编码。设置名称、状态、有效期和经办组。
- 分配维护和查询权限。 少数资料管理员审核和修订，其他团队按工作范围引用。单独核对联系人电话、账号和附件等字段的可见性。
- 在业务应用中用查阅项引用。 在销售、库存或采购表单中连接主数据列表，避免重新手写基本档案。明确哪些值使用当前主记录，哪些信息需要在单据提交时保留快照。
- 安排持续维护。 定期检查重复、停用、缺字段和跨应用引用。合并记录前先确定历史业务记录如何追溯。
以客户资料做一次切换演练
先从各部门导出少量客户资料，根据统一编码识别重复，保留旧编码和新编码的对应关系。让一份测试订单和一条销售线索选中同一个客户。更新联系人后检查允许实时更新的页面，再检查已经归档的合同能否保留签署时的信息。
最后用主数据管理员、销售和仓储三种角色复测新增、修改和只读场景。每个应用仍按自己的任务处理业务，通用档案由明确的责任人维护。易企办数据管理介绍了列表、字段和业务数据的组织方式。
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