把文档库里的新文件接到业务流程

本文由国际版原文本地化，文末提供原文链接。涉及的能力以易企办中国版租户和权限为准。

合同存入 SharePoint 后，审核可能仍靠邮件发起，决定记在另一份表格里，文档状态再由经办人手动修改。文件虽然有归档位置，业务状态和审批证据却分散在多个工具中。可以让文件事件发起审批，把决定写成结构化记录，再将状态回写到文档库。

文件、审批与状态分散。SharePoint，文件保存在文档库。邮件，人工发起并转发审核。台账，经办人另行登记决定。状态，需要手动更改和追溯。 — 从文档库上传后仍需人工同步。

让文件事件触发办理

在指定文档库收到符合条件的新文件时，把文件唯一标识、版本、提交人和必要的元数据交给流程。审批记录引用有权限访问的文件，后续处理可以从记录追溯到具体版本。文件替换后，按规则判断复用旧审批还是开启新审批。

合同审核怎样运行

经办人上传合同草案，在文档库中标为“待审核”。
Power Automate 检查文档库、文件类型、状态及唯一标识，再调用易企办。
易企办创建或关联流程实例，按合同类型和组织规则分派审核人。
审核人在易企办查看有权限访问的文件，记录通过、退回或拒绝。
完成后把审批结果、实例编号和处理时间写回 SharePoint，并更新文档状态。

合同入库后启动审核。上传草案，文档状态为待审核。判断条件，校验文件和版本。易企办审核，通过、退回或拒绝。状态写回，同步决定和处理时间。 — 明确触发条件、审核人和回写值。

自动化处理文件事件与状态同步，合同判断由有权限的人员负责。回写元数据也可能触发文件事件。应限定触发条件并按文件标识、版本和业务实例去重，避免循环发起审批。回写失败时保留已作决定，单独重试状态同步。

把同一结构用于不同业务

采购与供应商。 收到报价或资质文件后启动审批，通过后更新采购或准入状态。
人事入职。 收集入职材料并分配核验任务，结果回写人员记录。
IT 服务。 从故障说明或服务文档创建工单，按支持组分配并同步状态。
合同与法务。 引用原文件和版本，记录决定并按规则归档。

同一链路处理不同文件。采购，接收报价和供应商资料。人事，核验入职文件。IT 服务，从故障材料建单。法务，对照合同版本审批归档。 — 每个业务保留独立的权限和审核规则。

统一流程状态和结构化记录

SharePoint 负责文件及版本，Power Automate 负责连接事件，易企办负责审批规则、任务和业务数据。统一的业务编号把三者联系起来。报表读取可比较的状态、责任人和时间，审核记录能解释某个文档为什么被通过或退回。

从表单定位原始文档。文档信息，合同草案与版本号。申请信息，提交人和业务编号。审核决定，通过、退回或拒绝。流转记录，经办人及处理时间。 — 保留版本、申请和审核结果。

从人工传递文件转为事件处理后，管理者可分别看到已接收、待办理、已决定和待回写。为每一步定义成功依据和失败处理，才能区分真正完成的案件和需要补办的事项。

区分业务决定和同步结果。上传后，待审核。审批处理中，已分配经办人。审批已通过，等待读取和回写状态。回写完成，记录实例号与处理时间。 — 单独跟踪未回写或需要重试的事项。

从一个库和一种合同开始

在测试库演练初次上传、重复通知、文件更新、审批拒绝、附件无权访问和回写失败。确认任务权限、日志追溯和状态恢复后，再把同一方式复制到其他文档库。使用 Microsoft 全球环境或世纪互联环境时，分别核对可用连接器和认证方式。相关入口见易企办与 SharePoint和易企办与 Power Automate。

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