数据清单和字段
配置文本、日期、金额、选项、人员、附件等字段，按业务需要设置记录关系。
能力与用途
按业务对象建立数据管理规则
记录表单与校验
为新增、查看和编辑设计合适的界面，按角色和记录状态控制字段。
筛选和视图
用列表、画廊、日历、看板、甘特图和资讯视图，从不同角度查看同一批数据。
导入、导出与集成
从现有表格迁入数据，按权限导出记录，并通过接口与其他系统衔接。
业务规则与权限
配置访问范围、校验和更新操作，保留记录状态和流程上下文。
AI 辅助数据工作
让 AI 帮助梳理字段、概括记录或准备更新，重要变更仍经权限与规则校验。
数据视图
在六种视图里查看同一批巡检记录
先按任务或状态筛选，再切换视图。点击任意一条记录，可以查看负责人、计划日期和巡检摘要。
易企办 · 界面示意
设备巡检台账
列表视图 · 6 条记录
查看列表视图示意大图以表格并排核对编号、负责人、截止时间和状态。
| 编号 | 巡检任务 | 区域 | 负责人 | 截止日期 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|
| XJ-101 | 动力设施 | 陈晨 | 11 月 4 日 | 已完成 | |
| XJ-102 | 动力设施 | 周宁 | 11 月 10 日 | 处理中 | |
| XJ-103 | 公共安全 | 林悦 | 11 月 10 日 | 已完成 | |
| XJ-104 | 仓储设施 | 孙平 | 11 月 14 日 | 待处理 | |
| XJ-105 | 动力设施 | 陈晨 | 11 月 18 日 | 待处理 | |
| XJ-106 | 公共安全 | 林悦 | 11 月 23 日 | 待处理 |
从字段和关系开始配置
确定每张清单记录什么，以及同一条数据会被谁录入、查看和维护。
设备巡检台账字段
- 巡检编号
- 自动编号
- 任务名称
- 单行文本
- 负责人
- 人员
- 截止日期
- 日期
- 处理状态
- 选项
- 设备档案
- 查阅
文档库
让文件和业务记录互相查得到
按区域和用途建文件夹。上传后为文件补齐资料类型、维护人等属性，再用巡检编号关联任务并追溯对应设备。
从巡检记录核对现场资料，也可以在文档库里按资料类型查找文件。分别给查看、上传和维护人员配置权限。
查看如何上传并在流程中调用模板
| 文件名 | 文件夹 | 关联记录 | 维护人 |
|---|---|---|---|
| 配电柜巡检记录.pdf | 动力设施 / 巡检记录 | XJ-101 | 陈晨 |
| 泵房现场照片.jpg | 动力设施 / 整改材料 | XJ-102 | 周宁 |
| 消防通道复查清单.xlsx | 公共安全 / 复查清单 | XJ-103 | 林悦 |
管理清单的日常操作
Excel 导入和导出
按列映射导入现有资料，先核对人员、日期和选项。根据权限选择要导出的记录、列和顺序。
访问权限
为查看、创建、修改、导入、导出和删除分别核对权限。用实际角色验证列表、记录和视图的可见范围。
列表工作流
按新增或更新等触发条件启动流程，将符合条件的记录交给后续分派、复核或更新动作。
变更通知
为需要跟进的变化设置通知，明确接收人、触发条件以及可以查看的记录。
版本记录
对关键清单配置可用的版本记录。按列表设置检查哪些变更可追溯，以及如何查阅或恢复先前版本。
关联数据
通过查阅和相关记录把设备、巡检任务与整改记录关联起来，减少重复维护名称和编号。
关键词查找
按编号、标题或业务字段查找记录。具体参与搜索的字段和访问范围按列表配置确认。
复制与移动
把现有清单结构复用到新的业务场景。复制或迁移前核对记录、权限、查阅关系和工作流引用。
敏感数据保护
按组织政策核对字段权限、部署范围及可用的加密配置。只向相应角色提供所需数据。
开放接口
由授权服务使用 API 查询或更新数据。先用测试记录核对字段、请求权限、错误处理与重试。
让 AI 使用和处理业务数据
用 AI 构建数据结构
从业务描述整理出列表、字段和记录关系。设计人员核对类型、引用和校验规则，再发布可用结构。
用 AI 助手查询和整理记录
在有权访问的资料范围内概括待办或识别异常，保留原始记录供人员核对。
让智能体执行获准的操作
按已配置的工具读取、更新记录或触发后续工作。用权限、触发条件和复核步骤控制执行范围。
从模板、权限指南或接口开始
在测试工作区先建一张清单，验证数据关系和访问范围，再接入真实资料。
常见问题
和单独使用共享表格有什么区别？
易企办可以把结构化记录与表单、权限、审批、文件和报表放在同一应用中。设备台账的一条记录可以同时支撑巡检分派、整改追踪与进度统计。
能迁移现有表格吗？
可以先把源数据整理为 Excel，配置目标字段及列映射。先导入少量样本并核对日期、人员、选项和关联记录，再安排批量迁移。
敏感数据怎么管理？
按组织安全要求划定访问角色、共享范围和数据保留规则。加密、备份及恢复方式按实际部署和产品约定核对。
可以与其他系统交换数据吗？
可按目标系统条件选择开放接口、Webhook 或已有连接器。配置前核对账户、部署版本、权限和数据流向。
能管理多大规模的业务数据？
规模和刷新性能取决于版本、部署、字段、关系、查询条件及并发。可按实际记录量和高频操作做试点验证。
能在新增或修改记录时自动执行吗？
可用列表工作流和动作处理变更。选择合适的触发条件，验证重复触发和失败后的处理结果。
如何减少错误并追查改动？
使用字段类型、必填项、数据校验和审核控制录入。对于需要追溯的记录，再配置适用的版本和操作记录。
可以按岗位限制访问吗？
按应用、列表、视图和记录等层级配置权限，并用查看者、处理人和管理员账号验收各自能看到和执行的操作。
应用场景
例：集中管理供应商档案
采购、财务和业务部门围绕同一条供应商记录协作。团队按状态查看资质到期和审核进度，避免反复核对多个表格。